ASISTENTE ADMINISTRATIVO HOSPITALIDAD

OBJETIVO

Asegurar el control administrativo y la actualización de la información operativa del área de alimentos y bebidas/ hospitalidad mediante el registro y seguimiento de procesos en plataformas y con áreas involucradas para contribuir a la eficiencia operativa y al cumplimiento de lineamientos financieros y de calidad.                                                    
                                                    
                                                    
                                                    
                                                    

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES

• Dar seguimiento a las órdenes de compra de insumos y equipos del área de hospitalidad mediante la solicitud de cotizaciones y la gestión del proceso con el área de compras para asegurar la disponibilidad oportuna conforme a las necesidades de las áreas usuarias.      
• Registrar y actualizar los reportes de inventarios mensuales de materias primas, insumos y productos del área de alimentos y bebidas en los formatos digitales preestablecidos y conforme a los lineamientos de finanzas para contribuir al control de costos.              
• Actualizar los costos de insumos en el sistema de costeo de recetas mediante el registro de variaciones de precios de proveedores y la coordinación con el área de alimentos y bebidas para contribuir a la toma de decisiones sobre ajustes de precios, cambios de proveedor o definición del costo de platillos y bebidas.  
• Actualizar los menús en función de cambios en costos, platillos o temporada mediante el seguimiento a modificaciones y la actualización de archivos editables en coordinación con el área de alimentos y bebidas para asegurar la precisión de la información, incluyendo ingredientes, precios y descripciones.                            
• Dar seguimiento a la ejecución de eventos, banquetes y actividades especiales de alimentos y bebidas mediante la validación de montajes en tiempo y forma conforme a las BEOs, guías de montaje y estándares de servicio para asegurar el cumplimiento de los niveles de calidad y lujo establecidos.                                                    
• Dar seguimiento a la disponibilidad y actualización de reportes y formatos de estándares de higiene y calidad en las áreas de alimentos y bebidas (mantenimiento, limpieza, registros de temperaturas de los refrigeradores, camaras de congelación, etc.) mediante la verificación de su existencia física y su actualización en la plataforma global para asegurar el cumplimiento normativo.                                                    
• Elaborar reportes de hallazgos sobre ingresos mediante la conciliación diaria de las ventas registradas en el sistema para asegurar la integridad de los registros contables y detectar discrepancias operativas o de sistema.                                                    
• Registrar los gastos del área de hospitalidad en las plataformas correspondientes mediante el seguimiento a solicitudes de pedido (SOLPED) y el resguardo y gestión de facturas conforme a los lineamientos de finanzas para asegurar el cumplimiento de los procesos de reembolso y control fiscal.                                                    

Nivel Estudios/ Formación Académica

Áreas de conocimiento y experiencia

Áreas de Estudio:

• Administración de empresas        
• Gastronomía      

Áreas de conocimiento y experiencia      

• Conocimiento de software de gestión de inventarios y control de costos.        
• Hospitalidad, servicio al cliente        
• Conocimiento de SAP          
          
                   
          
          

Años de experiencia en puesto similar

Experiencia específica

Experiencia específica (experiencia especializada en años y conocimiento técnico): 6 meses a 1 año de experiencia en empresas de hospitalidad/ alimentos y bebidas  

Conocimientos Técnicos- Especialidades:

• Manejo de herramientas digitales: Conocimiento de software de gestión de inventarios y control de costos.
• Manejo avanzado de Excel (tablas, fórmulas, control de inventarios, reportes). Manejo de Word y PowerPoint, correo electrónico profesional y calendarios.
• Conocimiento en estándares de higiene: Tener nocion
• Control administrativo: Elaboración y seguimiento de órdenes de compra. Solicitud y análisis de cotizaciones con proveedores. Control y archivo de documentación administrativa.
• Edición y gestión de menús:  Actualización de precios. Edición de menús en formatos digitales o impresos. Organización de fichas técnicas de recetas.
• Control de inventarios:  Manejo de inventarios físicos y teóricos.
• Control de mermas y rotación de productos (PEPS / FIFO).
• Sistemas administrativos Deseable conocimiento en: Sistemas POS (punto de venta) SAP básic,  Excel avanzado 
• Oracle

Idiomas

Paquetes de Cómputo

Comportamientos Institucionales